Gestion administrative

·        Préparer et envoyer les convocations d’Assemblées Générales

·        Rédiger et diffuser les procès-verbaux

·        Gérer les courriers, emails et demandes clients

·        Mettre à jour les dossiers et bases de données

Suivi des dossiers copropriétés

·        Assurer le suivi des demandes des copropriétaires

·        Suivre les interventions techniques et les réclamations

·        Participer au suivi des décisions d’AG

Gestion des relations clients

·        Répondre aux demandes courantes des clients

·        Assurer un accueil téléphonique et email de qualité

·        Être un relais d’information entre clients et gestionnaires

 Support aux Assemblées Générales

·        Organiser les AG (planification, envoi documents)

·        Assister le gestionnaire dans la préparation

·        Assurer le suivi post-AG

Gestion administrative et financière

·        Suivre les factures et les commandes

·        Participer au suivi des impayés

·        Assurer le suivi des contrats fournisseurs

Coordination interne

·        Travailler en lien avec les équipes comptables et techniques

·        Assurer le suivi des informations entre services

• Vous avez une expérience de 2 années dans l’assistanat et si possible une première expérience dans l’immobilier
• Vous êtes idéalement titulaire d’un BAC/ BAC+2 ou équivalent BTS
• Vous maîtrisez la langue française et anglaise, la connaissance de la langue luxembourgeoise est un sérieux atout 
• Vous maîtrisez les outils MS Office ; la connaissance des logiciels Crypto/Sogis serait un avantage 
• Vous êtes autonome dans les missions qui vous sont confiées, vous êtes rigoureux et possédez un excellent relationnel 
• Interlocuteur privilégié de tous les clients, copropriétaires et prestataires de service, vous garantissez la pertinence et la fiabilité des réponses en la matière 
• Vous êtes capable d’anticiper les situations et de trouver des solutions aux problèmes
• Votre esprit d’équipe, votre sens de la communication sont particulièrement développés et votre présentation est toujours impeccable
• Vous avez le sens des responsabilités, vous êtes organisé, rigoureux et appliqué dans votre travail