En tant que Building Assistant, vous accompagnez le Building Manager dans la gestion quotidienne d’un portefeuille d’immeubles et contribuez à garantir un service de qualité auprès des copropriétaires, locataires et partenaires.

Dans ce cadre, vos principales missions seront de :

• Assurer la gestion administrative et le suivi des dossiers liés aux copropriétés ;
• Participer à la préparation et au suivi des Assemblées Générales : convocations, ordres du jour, diffusion des procès-verbaux et suivi des décisions prises en collaboration avec le Building Manager ;
• Assurer le suivi des demandes des copropriétaires, locataires et fournisseurs, par téléphone, par e-mail ou en présentiel ;
• Gérer et suivre les interventions des prestataires et fournisseurs, notamment à travers l’émission et le suivi des ordres de service ;
• Participer à la gestion et au suivi des sinistres, en coordination avec les services et intervenants concernés ;
• Veiller à la mise à jour des données et documents : fiches propriétaires, contrats fournisseurs, courriers, courriels et archivage ;
• Assurer un suivi proactif des demandes clients, les informer de l’avancement de leurs dossiers et veiller au respect des délais d’intervention ;
• Gérer différentes demandes opérationnelles liées aux immeubles, notamment la gestion des clés et des plaquettes ;
• Contribuer au bon fonctionnement du service.

Vous disposez idéalement d’une première expérience dans une fonction administrative et/ou dans le secteur immobilier.

Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez gérer les priorités et faites preuve d’un excellent sens du service et de la relation client.

Vous êtes à l’aise dans vos communications écrites et orales et savez vous adapter à différents interlocuteurs.

Vous maîtrisez les outils du Pack Office.

Vous maîtrisez parfaitement le français et le luxembourgeois, la connaissance de l'allemand constitue un atout.